NotebookLM et ses alternatives : la recherche d’information au coeur des besoins de l’entreprise

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NotebookLM, Microsoft AI Search, RAG…autant de noms dont j’entends beaucoup parler en entreprise. En effet, j’ai constaté une problématique récurrente : les collaborateurs peinent à retrouver rapidement l’information dont ils ont besoin. Qu’il s’agisse d’un chatbot RH pour interroger la politique interne, d’un outil pour retrouver des procédures métiers, ou d’un assistant pour naviguer dans des bases documentaires massives, la demande est toujours la même : comment accéder à la bonne information, sans perdre de temps ?

Ce besoin, pourtant simple en apparence, se heurte à plusieurs difficultés : hétérogénéité des données (PDF, emails, fichiers internes), multiplicité des sources (Drive, SharePoint, intranet), et manque d’outils conviviaux pour les non-techniciens.

Les différentes approches possibles

Face à ce défi, plusieurs stratégies technologiques émergent. Dans cet article, nous allons nous concentrer sur trois solutions majeures qui reviennent le plus souvent dans les projets d’entreprise : le RAG (approche sur mesure), Microsoft AI Search (dans l’écosystème Microsoft), et NotebookLM (dans l’écosystème Google).

1. Le RAG (Retrieval-Augmented Generation)

Le RAG(Retrieval-Augmented Generation) est aujourd’hui une approche très utilisée. Elle consiste à enrichir un modèle de langage avec une base documentaire : le système cherche d’abord les passages pertinents (retrieval), puis génère une réponse contextualisée à partir de ces extraits (generation). C’est une architecture qui peut s’adapter à de nombreux cas d’usage : chatbots internes, moteurs de recherche avancés, assistants métiers, etc.

  • Avantages : grande flexibilité, indépendance vis-à-vis d’un écosystème particulier (Google, Microsoft…), personnalisation poussée selon les besoins de l’entreprise et contrôle total sur la manière dont les données sont traitées et restituées.
  • Inconvénients : mise en place plus technique, nécessitant des compétences en IA et en ingénierie (construction des pipelines, hébergement, gestion des embeddings et de l’infrastructure). Cela implique aussi des coûts de maintenance et d’évolution non négligeables.

2. Les solutions Microsoft : Azure AI Search 

Pour les entreprises déjà intégrées dans l’écosystème Microsoft (SharePoint, Teams, Azure), Microsoft AI Search (anciennement Azure Cognitive Search) s’impose comme une option naturelle. Cet outil est un service managé de recherche basé sur l’IA, qui permet d’indexer des données variées (documents Office, PDF, bases SQL, images…) et de les rendre accessibles via la recherche plein texte, la recherche vectorielle sémantique ou encore des pipelines d’enrichissement par l’IA (OCR, extraction d’entités, traduction, etc.).

  • Avantages : intégration fluide avec l’écosystème Microsoft, sécurité et conformité élevées, grande capacité de traitement (scalabilité) et compatibilité avec le RAG pour construire des assistants conversationnels.
  • Inconvénients : dépendance forte à Microsoft, configuration plus technique que des solutions clé en main, flexibilité moindre qu’un développement sur-mesure, et coûts qui peuvent vite grimper avec les options avancées.

 

3. NotebookLM de Google

NotebookLM est l’outil de Google conçu pour faciliter la recherche et la synthèse d’informations dans vos propres documents. Contrairement à un chatbot généraliste, il se spécialise sur la documentation que vous lui fournissez (Google Docs, PDFs, notes, etc.), ce qui en fait un véritable assistant de recherche personnalisé.

Il se distingue par sa simplicité d’utilisation : pas besoin de pipeline complexe ou de configuration technique, il suffit d’importer ses documents dans un “notebook” et l’IA est immédiatement capable de répondre à vos questions, résumer du contenu ou générer des synthèses structurées. NotebookLM est d’ailleurs très facile à utiliser via une adresse gmail personnelle (voir tutoriel plus bas)

 

Avantages :

  • Interface intuitive, pensée pour les non-techniciens.
  • Intégration directe avec Google Drive et Docs.
  • Capacités de résumé et de mise en contexte très utiles pour synthétiser des rapports, notes de réunion, ou politiques internes.
  • Accessible à toute personne disposant d’une adresse Gmail (idéal pour tester rapidement).

Inconvénients :

  • Limité à l’écosystème Google : moins adapté si votre documentation est stockée ailleurs (SharePoint, bases internes…).
  • Moins de possibilités de personnalisation qu’une approche RAG sur mesure.


Tutoriel pour tester rapidement et facilement NotebookLM

1) Se connecter avec un compte Google

  • Rendez-vous sur notebooklm.google et connectez-vous avec votre adresse Gmail. L’outil est disponible gratuitement en version d’essai.

2) Créer un nouveau “notebook”

  • Cliquez sur “Create new notebook” pour démarrer.
  • Donnez un titre à votre notebook (ex. “Congés et absences – Droit du travail”).

3) Ajouter des sources

  • Importez des documents (ex. documents publics disponibles sur le site du Ministère du Travail à propos des congés et absences).
  • Vous pouvez notamment télécharger des fiches en PDF ou copier-coller le contenu d’une page officielle dans un Google Doc, puis l’ajouter à votre notebook.

4) Poser vos premières questions

  • Dans la barre de chat, testez des requêtes comme :
    • “Quelle est la durée légale des congés payés en France ?”
    • “Quels congés sont prévus pour un mariage ou un décès ?”
    • “Quels sont les droits en cas d’arrêt maladie ?
  • NotebookLM affichera la réponse, en indiquant les passages exacts du document sur lesquels il s’appuie.

 

5) Explorer les fonctionnalités

  • Résumé textuel automatique : générez un condensé clair de l’ensemble des règles liées aux congés et absences.
  • Résumé vidéo : générez une vidéo explicative du contenu de vos documents.
  • Carte mentale (mind map) : NotebookLM peut organiser les types de congés en une carte visuelle : payés, familiaux, parentaux, maladie, etc.

  • Podcast généré automatiquement : NotebookLM peut transformer le contenu en une discussion audio entre deux voix synthétiques. C’est une fonction originale et ludique, mais plus anecdotique que réellement utile dans un cadre professionnel.

👉 En quelques minutes, même un utilisateur non technique peut transformer des textes législatifs parfois denses en réponses claires, en résumés exploitables, ou en cartes visuelles faciles à comprendre.

Quel choix pour quelle entreprise ?

  • Vous êtes 100 % Google Workspace : NotebookLM est une solution rapide, efficace et sans friction.
  • Vous êtes ancrés dans Microsoft 365 : Cognitive Search / AI Search est le prolongement naturel.
  • Vous cherchez une solution totalement sur-mesure : le RAG, avec ses pipelines personnalisés, sera la meilleure option, au prix d’une complexité plus élevée.

Conclusion

La recherche d’information est devenue un enjeu majeur dans un contexte où les collaborateurs sont submergés de documents et de données. Des solutions existent pour y répondre, qu’elles soient clé en main (NotebookLM, AI Search) ou plus personnalisées (RAG).

Le choix ne consiste pas seulement à opter pour l’outil le plus sophistiqué, ni à se limiter à celui qui s’intègre le plus facilement. La meilleure option se trouve souvent dans l’équilibre entre performance et intégration : l’outil doit s’inscrire dans l’environnement et la culture de l’entreprise tout en générant un réel gain fonctionnel.

 

Pour plus d’informations sur l’intégration de l’IA dans votre entreprise, consultez notre guide complet.